4 Keuntungan Menggunakan Absensi Online

 

Absensi Online adalah pencatatan kehadiran menggunakan sistem cloud yang terhubung dengan database secara real-time. Sistem cloud menyimpan data absensi secara otomatis yang kemudian data absensi tersebut dapat diakses dimana saja dan kapan saja selama terhubung dengan internet.

Perlu diketahui bahwa seiring berkembangnya teknologi, pelbagai media terus diciptakan untuk memudahkan segala pekerjaan bahkan hal kecil sekalipun, misalnya saja dalam hal absensi.

Absensi merupakan hal kecil nan krusial dalam setiap organisasi karena ketika beberapa orang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu, pastinya dedikasi perorangan merupakan hal yang penting untuk menjadi sebuah parameter.

Itulah mengapa teknologi pada absensi android terus dikembangkan. Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, bahwa telah diciptakan berbagai mesin absensi hingga akhirnya diciptakan aplikasi mobile yang memungkinkan berbagai otomatisasi dalam memproses data absensi.

Lalu apa saja yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan absensi online? Berikut 4 keuntungannya.

1. Keakuratan data dengan absensi online

Tidak dapat dipungkiri bahwa absensi manual masih banyak kekurangannya terutama dalam hal keakurasian. Ada saja masalah yang bisa disebabkan termasuk kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.

Buat Anda yang masih bingung dalam memilih aplikasi absensi online terbaik yang gratis, dengan menggunakan aplikasi mobile seperti Haermes ESS, perlu diketahui bahwa kecurangan atau gangguan yang biasanya terjadi dapat diminimalisir.

Yang terpenting, aplikasi ini memungkinkan karyawan melakukan absensi dengan selfie yang kemudian sistem akan melacak lokasi karyawan saat itu juga. Dengan begitu, data absensi menjadi lebih akurat dan kecurangan saat proses absensi tidak akan terjadi lagi.

Seperti yang dituliskan sebelumnya, aplikasi ini menggunakan sistem cloud, sehingga keamanan datasangat terjaga.

2. Karyawan bebas mengakses

Selain digunakan untuk melakukan absensi, karyawan dapat dengan bebas mengakses kebutuhan berbagai jenis cuti. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui aplikasi dan bahkan dapat mengunggah surat keterangan dokter, dll.

Selain tak perlu lagi menggunakan kertas, seorang atasan pun lebih mudah dalam memberikan persetujuan atas pengajuan cuti. Sehingga, secara otomatis akan menghemat waktu Anda karena pekerjaan dapat diselesaikan hanya dengan sekali klik.

3. Kemudahan akses informasi terkini

Masih menempelkan informasi pada papan pengumuman? Yakin setiap karyawan akan membacanya tepat waktu?

Jika jumlah karyawan Anda mencapai ratusan atau bahkan ribuan, menempelkan informasi pada papan pengumuman tidak akan menjadi kondusif dan tentunya membutuhkan waktu hingga seluruh karyawan mengetahui informasi tersebut.

Namun, jika Anda menggunakan aplikasi absensi, Anda dapat mencantumkan pengumuman apa saja pada kolom yang telah tersedia. Dengan begitu, setiap kali karyawan melakukan absensi, mereka sadar akan setiap pengumuman yang baru saja diterbitkan.

4. Menghemat biaya perusahaan

Coba hitung berapa biaya pembelian mesin absensi, biaya perbaikan, dll. Dengan jumlah karyawan ribuan, tidak mungkin hanya menggunakan satu mesin absensi saja.

Absensi online merupakan salah satu cara penghematan biaya karena aplikasi yang digunakan tentu saja gratis, dapat diunduh melalui smartphone masing-masing karyawan.

Berbeda dengan mesin absensi, gangguan atau kesalahan saat melakukan data sangat mungkin terjadi. Aplikasi absensi tentunya terintegrasi langsung dengan aplikasi HRIS sehingga data absensi dapat tersimpan ke dalam sistem HRIS secara otomatis.

Menggunakan absensi online ternyata memberikan banyak keuntungan bagi Anda. Mulai dari keakuratan data absensi, menciptakan karyawan mandiri karena kebebasan akses, tidak akan ketinggalan segala informasi, dan menekan biaya pengeluaran.

Absensi di Mana Saja: Membantu HRD dalam Memantau Produktivitas Karyawan yang Bekerja di Luar Kantor

Pemantauan absensi/kehadiran karyawan yang sering menjadi tidak akurat karena banyak kecurangan absensi yang terjadi. Akibatnya berdampak pada analisa produktivitas, performa, dan perhitungan gaji. Salah satu peran HRD di sini adalah membantu, perusahaan membayar benefit karyawan sesuai dengan performa dan absensi karyawan.

1. Attendance Mobility Solution

HRD dapat memanfaatkan teknologi aplikasi mobile dan geo-tagging location untuk keperluan absensi karyawan yang bertugas di luar kantor. Sebagai salah satu contoh adalah sebuah perusahaan telepon genggam, yang memiliki banyak Sales Promotion Girl (SPG) yang ditempatkan di berbagai lokasi mall, pusat perdagangan, atau bahkan beberapa lokasi cabang perusahaan.

Setiap karyawan yang bekerja di lapangan, dapat melakukan absensi di lokasi yang telah didaftarkan oleh perusahaan, dan langsung ter-update di dalam data absensi perusahaan. Contohnya: lokasi merchant, lokasi kantor cabang, lokasi proyek, atau lokasi apapun yang dianggap valid sebagai lokasi aktivitas bekerja karyawan. Idealnya, apabila karyawan menjalankan prosedur absensi, supervisor atau manager dapat memantau kehadiran timnya dan HRD juga dapat menjaga performa karyawan di perusahaan mereka.

2. Secured Attendance System

Di Indonesia tidak asing terdengar istilah “titip absen”. Hanya dengan memberi login account kepada rekan kerja sesama karyawan, bisa saling titip absen, atau menggunakan foto jika fitur absensi menggunakan face-detection. Atau kecurangan lainnya, seperti yang terjadi pada game Pokemon GO beberapa waktu lalu, dimana lokasi dapat dengan mudah dipalsukan dengan aplikasi Fake GPS, Proxy, dan lain sebagainya.

Memakai sidik jari? Diperlukan investasi hardware yang tidak murah. Oleh karena itu, solusi Human Resource Management System (HRMS) untuk absensi perlu diperhatikan juga faktor keamanan dari penyalahgunaan para pemakainya.